En konsulenthverdag: Killing me softly with .ppt

En konsulenthverdag: Killing me softly with .ppt

Denne bloggposten er til deg, kjære kunde/kollega/sjef, som egentlig er veldig flink til å holde presentasjoner, og helt trygg på at dette kan du godt. Men når du skal presentere noe for oss andre, så slenger du bare ned noen lysbilder i en fart. Helst ca fem minutter før du skal opplyse resten av verden.

Og fordi du ikke har tid til å dille med layout og bilder og sånt tøys, skriver du ganske enkelt ned poengene dine slik at du i det minste husker på alt du har tenkt å si.

Vel. Her kommer en viktig melding fra oss, vi som ser og hører på deg, og sliter oss igjennom lysbilde etter lysbilde.

Lysbildene ER ikke notatene dine!

Det å vise frem notatene sine når man holder en presentasjon, er omtrent like flaut som å stå med buksesmekken åpen. Det du skal huske å si, kan du faktisk heller skrive på en diskret liten lapp. Eller eventuelt bruke det avanserte verktøyet Notater i powepointen din. Du vet, det rare, tomme feltet nederst, der det står "Klikk for å legge til notater". Det finnes til og med noe helt vilt kult som heter "Presentasjonsvisning", som gjør at du kan lese disse notatene på din egen skjerm mens du holder presentasjonen, helt uten at noen andre enn deg ser dem! Wow, helt sykt, assa! Skjønner?

Powerpoint, eller mer spesifikt lysbildene, ER ikke noe dokumentasjonsverktøy!

Jeg vet, her kommer bare sjokk etter sjokk. Men det er altså ikke spesielt egnet til akkurat det. Det finnes nemlig helt andre verktøy som egner seg langt bedre til den slags, inklusive word, visio eller en rekke mer spesialiserte verktøy for modellering og generering av dokumentasjon og alt mulig. Enkelte mener til og med at det lar seg gjøre å bruke slikt som wiki, så man kan dele saker og ting uten å sende rundt ulike mer eller mindre oppdaterte versjoner av en fil.ppt. Så her er det bare å slå seg løs, og finne et verktøy som passer for oppgaven. I stedet for å ta livet av presentasjonen din for å være sikker på at absolutt alle detaljer er med når du etterpå sender den rundt til alle som ikke har fått med seg alt du sier fordi de var alt for opptatte med å forsøke å lese alt du hadde stappet inn i lysbildene. Capisce?

Kompletter budskapet du gir muntlig!

Såååå... hva er det vi som tilhørere gjerne vil at du skal ha i disse lysbildene dine, da, når vi verken vil ha notatene dine eller vakre, velformulerte setninger som egner seg til å lese om igjen og om igjen i stille ettertenksomhet en sen kveldstime? Vel, her kommer siste sjokk for dagen (muligens): Vi vil ha lysbilder som ILLUSTRERER det du sier. Som KOMPLETTERER budskapet du gir oss muntlig. Som slett ikke er laget for å stå alene, men for å gi liv til presentasjonen og støtte til deg, kjære kunde/kollega/sjef, som jo egentlig er så veldig flink til å holde presentasjoner. Værsåsnill?

Ps! Du kan få lov til å bruke nøkkelord på noen lysbilder, innimellom. Men neste gang jeg ser hele setninger kommer jeg til å hive noe etter deg. Ds.

comments powered by Disqus