Hjelp, prosjektet vårt har sporet av!

Hjelp, prosjektet vårt har sporet av!

Uansett hvor nøye man planlegger et prosjekt, kan store problemer inntreffe når man minst venter det. Når slike problemer oppstår, er det viktig at en leder har kunnskap om hvordan man minimerer skadeomfanget og opprettholder teamets motivasjon og effektivitet.

6 aksjonspunkter som kan redde ditt prosjekt

I mange tilfeller er problemsignalene lette å identifisere. Det kan være at prosjektet ligger bak plan før en kommende deadline, eller at det oppstår uklarhet i forhold til rammene og rollene for oppgaver i prosjektet – et såkalt scope creep. I andre tilfeller kan disse signalene være vanskeligere å fange opp - for eksempel når teamets moral og motivasjon er i en nedadgående kurve, eller at sluttproduktet overraskende ikke dekker kundens grunnleggende behov tilstrekkelig nok.

Dette er et innlegg med hensikt å belyse seks aksjonspunkter som kan hjelpe med å redde inn et prosjekt som har sporet av. De vil nødvendigvis ikke løse alle problemer, men kan fungere som en god start for dere som leder et prosjekt eller et team.

Aller først; innrøm at ting ikke går så bra

Det høres kanskje utrolig enkelt ut – men å innrømme for seg selv og andre at ting ikke går så bra, er det første og ofte det vanskeligste steget i å få prosjektet tilbake på skinnene igjen. Jo tidligere du anerkjenner problemene som har oppstått, jo bedre er det – uavhengig av problemets størrelse og omfang. Om man overser, eller skyver til side, tilsynelatende små problemer, kan de potensielt slå hardere tilbake senere i prosjektprosessen – og ting som lett kunne ha blitt fikset før, blir nå roten til et enda større problem.

Samle teamet i et hastemøte for å diskutere hva det er som går – eller har gått – galt. Evaluér de skavankene problemet har påført prosjektet, og sørg for å forhindre at det oppstår en form for «blame game», dette bør dere stå sammen om.

Revurdér veien til kjernemålet

Det å få teamets fokus tilbake på hensikten med prosjektet og dets kjernemål er blant de viktigste faktorene for å få prosjektet tilbake på sporet. Når prosjekttilstanden blir kaotisk, er det ofte man mister det totale bildet av selve prosjektet, og personer kan bli fastlåst i små og stressende prosessdetaljer. Som leder er det din oppgave å holde fokus på det ultimate målet – spesielt når prosjektet setter kurs i en uønsket retning. I begynnelsen av prosjektet ble det mest sannsynlig gått igjennom prosjektmål og milepæler med alle parter, men i en situasjon som denne kan det være nødvendig med en oppfriskning av dette.

Bruk god tid til å identifisere hvor i prosessen ting begynte å spore av – er det spesielle deler av prosjektplanen som nå virker uoppnåelig? Er det noen områder i prosjektet som krever en mer nøye revurdering? Det kan være slik at det man først tenkte skulle bli en mindre komponent i prosjektet, nå krever en vesentlig høyere grad av oppmerksomhet. Med andre ord; du MÅ være innstilt på å være fleksibel.

Det kan virke skummelt, og ikke minst rart, å ta en helomvending et godt stykke inn i prosjektet – men, i mange tilfeller er det den eneste måten å berge et prosjekt på. Prøv heller å tenke at du har mer kunnskap om prosjektet nå enn ved oppstart – du vet nå hva som fungerer og ikke, noe som gjør deg bedre rustet til å utarbeide en bedre og mer realistisk tilnærming til prosjektgjennomføring.

Revidér kommunikasjonskanaler

I mange tilfeller er det dårlig kommunikasjon som er roten til at prosjekter ikke går som forventet. Et enkelt tips å ta med seg fra dette innlegget er: om du vil ha et vellykket prosjekt, må du etablere en infrastruktur i kommunikasjonen som muliggjør at medlemmer i prosjektet til enhver tid kan holde seg oppdatert – uavhengig om de arbeider på ulike deler av prosjekter eller på ulike lokasjoner.

Kommunikasjon har vist seg å være avgjørende i mange store prosjekter, så man burde ta seg god tid til å kontinuerlig undersøke og vurdere prosjektets pågående kommunikasjonsprosess for å identifisere svakheter. Hva slags kanaler blir brukt av prosjektmedlemmene for å kommunisere? Hvordan deler du informasjon til individuelle prosjektdeltakere om deres arbeid? Finnes det en sentral plattform hvor alle kan spore prosjektets overordnede progresjon?

En av de enkleste måtene å holde prosjektmedlemmene samlet på, er å ta i bruk plattformer som tilbyr prosjektledelses- og kommunikasjonsverktøy. Det finnes et tonn av slike produkter og tjenester, og i ulike prisklasser, noe som gjør det mulig å implementere dette og ta i dette bruk for selv de minste bedriftene.

Onboarding av prosjektmedlemmer i et nytt software-system kan virke komplisert og tidskrevende i et prosjekt som er langt på vei. Om det er tilfellet, så er det vesentlig at man optimaliserer de eksisterende verktøyene og kanalene. Etablér en unik kanal (for eksempel et delt Excel-dokument) hvor man kan rapportere progresjon i eget arbeid og skaffe seg oversikt over prosjektet som helhet. Ta deg tid til å fysisk møte prosjektmedlemmene for å diskutere hva som fungerer, og hva som kan forbedres underveis.

Planlegg én-til-én samtaler med prosjektmedlemmene

Team-møter er en god måte å dele informasjon mellom hverandre og sikre at alle er fokusert på å jobbe mot et felles mål – men, individuelle én-til-én samtaler er fortsatt nødvendig for å forankre at prosjektet styres optimalt nok, og i riktig retning.

Listen blir lavere for å åpne seg i en slik setting. Det åpnes en arena hvor man kan diskutere generell trivsel, hva de synes om arbeidsoppgavene sine, hva de mener om andre prosjektmedlemmer, og hva de trenger av deg som leder for å oppnå best mulige resultater. Slike samtaler gir deg som leder en følelse av prosjektets nåværende situasjon, og det åpner for muligheter til å uttrykke bekymringer direkte og diskret begge veier.

Om et prosjekt ikke går etter planen på grunn av noen enkelte personers uforventede lave bidrag – så er én-til-én samtaler en god metode for å kartlegge hvorfor innsatsen er som den er, for så å justere omstendighetene slik at personene raskest mulig kan utføre oppgaver med god kvalitet og bidra proaktivt til prosjektet som helhet.

Adressér alle interessenters bekymringer

Når et prosjekt begynner å bevege seg i uønsket retning, er det din oppgave som leder å holde alle interessenter informert. Ærlighet og transparens er to viktige elementer. Om du prøver å skygge over, eller gjemme unna problemer i prosjektet – vil ting bli mer komplisert videre i prosessen.

Du som leder burde anerkjenne feil som har blitt gjort, og ta eierskap til dem. Forklar problemene som har oppstått, hva som kan være roten til problemet og ha en tydelig aksjonsplan for hvordan du skal få prosjektet inn i riktig retning igjen.

En av de viktigste tingene å understreke her at du må vise at du har en full forståelse for situasjonen og at du har kontroll over den. Husk at det er bedre å informere interessenter at noe tar litt lengre tid og hvorfor det blir slik, enn å holde de i skyggen og fremprovosere frustrasjon når frister eller kvalitet ikke blir opprettholdt.

Sist, men ikke minst; lær av det!

Det er viktig å kunne gjenkjenne eksakt hva som gikk galt, slik at du i fremtiden kan hindre det i å skje igjen.
Når prosjektet er ferdig, er det en god idé å arrangere et retrospektivmøte med prosjektmedlemmer. Viktige elementer i et slikt møte kan være å diskutere utførelsen av prosjektet, avdekke dårlige praksiser, diskutere gode praksiser – eller å få en forståelse av forskjellen på hva som var kompromisser og hva som var rene feilskjær.

Det kan være hensiktsmessig å sende ut et spørreskjema til prosjektmedlemmene på forhånd, slik at de gis mulighet til å reflektere og dele meninger de nødvendigvis ikke er komfortable med å gjøre i plenum. Dette er også en ypperlig mulighet for de å reflektere litt dypere i hva som var prosjektets svakheter og suksessfaktorer før møtet avholdes.

Det er viktig å notere seg at et retrospektivmøte ikke er en arena for å plassere enkeltpersoner i søkelyset, bruke pekefingeren eller tilordne personer skyld for enkelte hendelser. Det er der imot en god sjanse til å se hele prosjektet i delprosesser, diskutere prosessene og styrke enkeltpersonenes og teamets evner til å prestere bedre inn mot neste prosjekt.

 

Om bloggeren:
Lasse Jensen er konsulent og trainee i Acando. Han har en mastergrad i Leadership and Organizational Psychology fra Handelshøyskolen BI, og interesserer seg for hvordan mennesker, ledelse og strategi påvirkes av digitale omveltninger i samfunnet og organisasjoner.

comments powered by Disqus